В Україні спростили підтвердження страхового стажу для призначення пенсії, якщо трудова книжка втрачена, записи в ній неточні або архіви підприємства не збереглися. Пенсійний фонд зможе використовувати ширший перелік документів, відомості державних електронних реєстрів і свідчення колишніх колег. Окремі правила стосуються людей, документи яких були знищені через війну або залишилися на тимчасово окупованих територіях.
Як в Україні підтверджуватимуть пенсійний стаж без трудової книжки
10 жовтня 2026 року Кабінет Міністрів України повідомив про ухвалення постанови, яка змінює підхід до підтвердження стажу для призначення пенсії. Про це поінформувало Міністерство соціальної політики, сім’ї та єдності України.
Зміни мають допомогти людям, які не можуть надати трудову книжку або отримати необхідні документи від колишнього роботодавця. Проблема стосується, зокрема, працівників підприємств, які ліквідували, реорганізували або чиї архіви були втрачені внаслідок бойових дій.
Першочергово Пенсійний фонд України використовуватиме інформацію з державних електронних реєстрів. Якщо цих відомостей недостатньо, для підтвердження періодів роботи можна буде подавати інші документи.
Прем’єр-міністр Сергій Корецький у повідомленні уряду наголосив, що електронні реєстри мають стати основним джерелом інформації про страховий стаж. Водночас відсутність даних у них не означатиме, що людина автоматично втратить можливість підтвердити свою трудову діяльність.
Які документи допоможуть підтвердити стаж
Згідно з роз’ясненням Мінсоцполітики, перелік документів для підтвердження стажу розширили. Окрім трудової книжки та відомостей державних реєстрів, можуть враховуватися:
-
виписки з наказів про прийняття на роботу, переведення або звільнення;
-
особові рахунки працівників і відомості про видачу заробітної плати;
-
документи про банківські операції, які підтверджують нарахування або виплату зарплати;
-
інформація податкових органів про заробітну плату чи сплату єдиного податку;
-
інші документи, видані за місцем роботи, та матеріали архівних установ;
-
рішення суду про встановлення періоду трудових відносин і характеру виконуваної роботи.
Отже, якщо підприємство припинило діяльність, працівникові варто перевірити, чи збереглися розрахункові документи, накази, довідки або інші підтвердження роботи.
Для жителів Кривого Рогу це може бути актуальним, зокрема, для людей із багаторічним стажем на промислових підприємствах, якщо частину документів втрачено або неможливо отримати.
Водночас подання документа ще не означає автоматичного зарахування всього зазначеного в ньому періоду. Відомості мають бути перевірені Пенсійним фондом відповідно до встановлених правил.
Чи можна підтвердити стаж за свідченнями двох колег
Якщо документи про роботу не збереглися і відновити їх неможливо, стаж можна буде підтверджувати показаннями щонайменше двох людей, які працювали разом із заявником.
Новий механізм передбачає, що Пенсійний фонд допомагатиме шукати свідків за даними Реєстру застрахованих осіб, якщо підприємство ліквідовано або архівна інформація відсутня.
Це особливо важливо для колишніх працівників підприємств, які припинили існування багато років тому. Проте свідками не можуть бути просто знайомі заявника: значення має спільна робота в певний період.
У роз’ясненні від 3 серпня 2026 року Головне управління Пенсійного фонду України в Луганській області уточнювало, що свідки повинні мати документи, які підтверджують їхню власну роботу в період, за який вони засвідчують стаж заявника. Для звернення також важливо зібрати документи, що пояснюють відсутність первинних записів.
Таким чином, свідчення колишніх колег є одним зі способів підтвердження стажу, а не універсальною заміною всіх документів у будь-якій ситуації.
Що зміниться для людей, які втратили документи через війну
Окремі положення стосуються працівників підприємств, розташованих на тимчасово окупованих територіях або в районах бойових дій, а також випадків, коли документи пошкоджені чи знищені внаслідок російської агресії.
За інформацією Мінсоцполітики, якщо війна призвела до втрати документів підприємства, стаж зараховуватимуть за процедурою, яку визначить Пенсійний фонд за погодженням із міністерством.
Передбачено також спрощення для ситуацій, коли в документах про стаж і паспорті відрізняються ім’я, прізвище, по батькові або дата народження. За оголошеними урядом змінами, встановлювати належність документа людині зможе Пенсійний фонд, без обов’язкового звернення до суду.
Це має зменшити кількість випадків, коли люди змушені проходити судову процедуру лише через розбіжності в особистих даних.
Чи зникне стаж, якщо трудову книжку не оцифрували
Відсутність електронної копії трудової книжки не означає автоматичної втрати раніше набутого стажу.
У матеріалі від 4 червня 2026 року Пенсійний фонд України у Волинській області наводив роз’яснення начальниці Управління інформаційних систем та електронних реєстрів ПФУ Ольги Волдинер. Вона пояснювала, що завершення перехідного періоду оцифрування не робить паперові записи про роботу недійсними: їх і надалі можуть використовувати під час призначення пенсії.
Тому людям, які ще мають паперову трудову книжку, варто зберігати її навіть за наявності електронних відомостей. Якщо ж документ загублений, доцільно зібрати інші підтвердження трудової діяльності та звернутися до Пенсійного фонду.
Коли почнуть діяти нові правила
За повідомленням Мінсоцполітики, урядову постанову ухвалили 10 жовтня 2026 року на виконання Закону України № 4851-IX, який набрав чинності 2 серпня 2026 року.
Водночас у повідомленні міністерства не зазначено номера нової постанови та окремої дати набрання нею чинності. Тому перед зверненням за підтвердженням стажу варто уточнити в Пенсійному фонді, який порядок подання документів застосовується на момент звернення.
Основний висновок для майбутніх пенсіонерів полягає в тому, що втрачена трудова книжка або відсутність архіву не повинні автоматично позбавляти людину можливості підтвердити роки роботи. Для цього передбачено кілька способів — від електронних реєстрів і документів про зарплату до свідчень колишніх колег.